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管理故事:混乱的办公桌

凤凰网    2009/12/17 14:49:00    阅读次数:3636    阅读字体【

  在企业和政府里,包括顶尖人士在内的很多人都在因需要保持办公桌的整洁而备感压力。成文或不成文的规定总是对混乱的办公桌不能容忍。众多美国公司有着要求员工保持“整洁办公环境”的规定,一些组织的做法甚至更夸张,他们自豪地在网站上以书面形式颁布了相关规定,公众也因为这里的员工具备保持办公环境整洁的能力而对他们赞赏有加。凌乱的书桌究竟扮演了多少次妨碍职业生涯的角色,我们不得而知,但确有一些组织为混乱付出了非常巨大的代价。如宾夕法尼亚州布拉德福德的警察局长因不整洁的办公室被解雇就是一例。

  在被要求整洁有序方面,惟一的例外是学术界,那里是对混乱的工作环境毫无约束的“避风港”,大学老师们的声誉将与其办公桌及四周堆积材料的高度成正比。当诺贝尔奖得主、芝加哥大学经济学教授罗伯特。福格尔(RobertFogel)发现自己的办公桌越堆越满时,他决定在身后再添置一张桌子。可现在新书桌上也已堆得像山一样。罗伯特在学校的同事、“麦克阿瑟天才奖”获得者、化学家斯蒂芬。贝里(StephenBerry)在18英尺高的文件堆里工作,文件堆中的个别文件资料堆在那里已经长达20年了!

  也许拥有混乱的书桌正是那些古怪天才的共同点。或许你会设想,如果他们遵从对有序传统的追求,得到能帮他们节省时间、提高效率的书桌,他们就可能会创造出更多的成果。但如果人们都像阿比盖尔。塞伦(AbigailSellen)、理查德。哈珀(RichardHarper)夫妇那样研究过工作效率,也许得出的结论就大不相同了。这对夫妇分别是美国微软公司高级研究员和《无纸办公室的神话》的作者,他们试图证明混乱的书桌能够提供非常有用的工作环境。

  首先,保持书桌的整洁是需要成本的。要保持桌面没有多余纸张,就意味着你不得不将大多数新到的文件装订起来、扔掉或转给其他人。你可以坚持把他们存在看起来非常整洁的档案储藏柜里。但如果考虑到查询文件,或是要弄清楚哪个文件与未完成的项目相关或它的最后期限的需求时,你不得不花时间来通读每个文件,并为其恰当编码。

  此外,你需要每天花时间仔细检查一遍文件,有时还需要记清楚每个文件的摆放位置,明确知道哪一个是需要紧急处理的。如果你在同一个客户那里有一个高优先权项目和一个低优先权项目,你应该将它们放在这个客户名下的同一个文件夹里,还是分别放在“紧急”和“不紧急”这两个文件夹里?接下来,当你找到所需文件,将其取出放在办公桌上,使用之后,还需要将它重新存档。每天在存档和查找文件上所花费的时间取决于你工作的复杂程度、接收文件的数量及类型。但无论其总和是多少,都不属于有效工作时间。

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